Nos clients disposent de contenus très riches dans des bases de données voire dans des fichiers, des tableurs. Comment constituer ou enrichir une base de connaissance ? la réponse avec le AKM Loader du logiciel AKM Software.
Bien sûr, nous commençons par le commencement à savoir, à partir d'une base vide, le fait de constituer son squelette avec la bonne terminologie du métier.
Avec Ardans Knowledge Maker®, le logiciel AKM Software, les deux éléments structurants immédiatement disponibles sont les arborescences de vues (i.e. ontologies, taxonomies, classification, etc.), et les modèles (i.e. canevas, classes et autres, qui sont composés de diverses rubriques).
A partir de ces modèles, l'utilisateur génère des fiches (i.e. articles, instances, etc.), dont il va remplir les rubriques de contenu (texte, image, vidéo, valeur numérique, xml, code informatique, fichier, etc.), pour avoir cet élément de connaissance qui sera daté et validé par un sachant (i.e. référent métier, voire un expert ou une communauté d'experts).
La première façon incrémentale de remplir une base de connaissance est donc à l'issue d'entretien avec un sachant. Lorsque l'on recueille de l'expertise, on va remplir ces éléments qui seront in fine validés, liés entre eux, accrochés aux arborescences de vue, et rendus accessibles ou non à des utilisateurs (particuliers voire groupes d'utilisateurs).
Une autre façon est de remplir la base de connaissance "par bloc" à partir d'une source informatique existante.
Dans les organisations, il existe déjà des sources informatiques qui sont gérées soit de manière très institutionnelle mais aussi de façon très personnelle. Dans ce dernier cas, on parle souvent d'informatique fantôme ou parallèle (shadow IT) car il s'agit de données métier précieuses qui sont présentes sur des postes personnels, qui ont été créées par des besoins opérationnels sur initiatives individuelles.
Quand une action de management de connaissance découvre ce type de gisement d'information, la première réaction est de préserver ce patrimoine, puis de comprendre comment il s'est construit, comment il a grandi dans le temps en toute discrétion et quelle est son utilité dans le processus métier ou au quotidien.
Cette réflexion et cette analyse menées, il est possible de comprendre comment l'exploiter et la mettre à disposition au cœur de la base de connaissance.
L'objet est alors de répondre à la question "comment injecter de façon pertinente tout ce patrimoine dans la base de connaissance ?".
Les experts d'Ardans Labs ont élaboré une procédure simple qui offre au gestionnaire de la base de connaissance sous logiciel AKM Software, le moyen de décrire comment procéder au chargement automatique des enregistrements.
Il s'agit de définir pour un enregistrement, quel modèle utiliser et comment placer les contenus et dans quelle rubrique, avec quels droits, accrochages, liens, classification, auteur, validateur, etc.
Et après il suffit de demander l'exécution du chargement "load" et l'injection se réalise via ce module AKM Loader.
Le schéma ci-dessus, vous présente le chargement par bloc d'enregistrements à partir du module AKM Loader dans une base de connaissance.
Déjà exploitée en interne lors de projets opérationnels, une version plus riche du module AKM Loader a été industrialisée et est disponible depuis septembre 2023.
Crédit Photo © Ardans - Alain Berger Août 2020. La librairie " Le trouve tout du Livre " au Port du Somail sur le Canal du Midi.
