Structuration et représentation
de l'outil de gestion des connaissances

Modéliser, disséminer et piloter les connaissances

Ardans Knowledge Maker dispose de moyens de modélisation, de dissémination et de pilotage permettant d'une part de recueillir, sélectionner et faire évoluer les connaissances mais aussi de les interpréter et de les matérialiser grâce à une exportation sous format informatique, une représentation statistique ou graphique, et un accès possible soit via un livrable électronique (e-k.book) soit via un site internet.

  • La modélisation des informations permet de sélectionner les informations pertinentes.
  • La dissémination permet d'une part d'exporter les informations sous format excel, word, XML et PDF et d'autre part de les publier (e-k.book, site internet).
  • Le pilotage permet de quantifier les connaissances mais aussi de les cartographier.

 

 

 

Structuration d'AKM : modèles, rubriques, fiches et éléments de connaissance

Ce logiciel de gestion des connaissances a été conçu pour structurer les connaissances d’un domaine lors des phases de recueil et ce, en vue de constituer, faire vivre et évoluer une base de connaissances.Le gestionnaire a la possibilité de définir pour chacun d’eux un modèle de connaissance structuré ou contenant de connaissances. Ce dernier est composé de rubriques d’information de différents formats. 

 

 

La création d’un élément de connaissance consiste alors, à sélectionner un modèle et à créer une fiche de connaissance dans laquelle est stockée la connaissance. Cette fiche hérite des caractéristiques du modèle et donc de la structure de celui-ci. Les fiches issues d'un même modèle seront donc homogènes. Les rubriques permettent de différencier chaque type de connaissance. Une arborescence d'items ou catégories appelés aussi "points de vue" est créée. Ainsi, chaque élément de connaissance est accroché à un ou plusieurs points de vue. Il est possible de créer des liens et de naviguer entre des fiches qui ont un rapport entre elles afin de constituer un réseau de connaissances. Elles peuvent traiter du même sujet à un niveau de détails différent ou de sujets connexes

Cela facilite la mise en place d'une cartographie des connaissances qui permet de visualiser et apprécier les liens entre éléments de connaissance et leur quantité mais aussi de visualiser la répartition des éléments selon les types de connaissances et les liens entre eux. Toutes les fonctionnalités de l’outil AKM, aussi bien en consultation, en mise à jour, qu’en paramétrage sont accessibles depuis un simple navigateur internet.

A partir d’une présélection de fiches, une représentation du réseau fiche à fiche (fiches voisines) et du réseau fiche à item de référencement (point de vue) est possible pour analyser la qualité de la base.

 

AKM Kernel et ses modules compagnons

L’outil Ardans Knowledge Maker est articulé autour du moteur AKM Kernel. S’il constitue souvent le cœur d’une application intégrée au système d’information de l’organisation, il s’utilise aussi comme un moteur « serveur de connaissances ».D’importants travaux de recherche se sont portés sur la fonctionnalité « multi-bases » afin de faire coexister dans un même environnement des référentiels métiers complémentaires, sans perturber l’usager. Le noyau AKM Kernel est maintenant complété par des fonctionnalités pour remonter les indicateurs nécessaires à la gestion de la vie de la base de connaissances. AKM Kernel gère aussi des éléments de connaissance composés par des vidéos diffusées en mode streaming. 

 

Des modules complémentaires et additionnels dits « modules compagnons », facilitent l’usage et l’exploitation du patrimoine de connaissances.

 

 

Référencement des éléments de connaissances et consultation

Le logiciel Ardans Knowledge Maker permet de stocker des connaissances dans des fiches de connaissances selon un modèle prédéfini. Les fiches issues d'un même modèle sont homogènes. Chaque modèle a des rubriques de différents formats correspondant à des types d'informations particuliers.

Une arborescence d'items ou catégories appelés aussi "points de vue" est créée. Ainsi, chaque élément de connaissance est accroché à un ou plusieurs points de vue. Il est possible de créer des liens et de naviguer entre des fiches qui ont un rapport entre elles afin de constituer un réseau de connaissances. Elles peuvent traiter du même sujet à un niveau de détails différent ou de sujets connexes

L’accès aux connaissances s’effectue en croisant simultanément plusieurs « Points de vue ». Les fiches (et donc leur contenu) peuvent être exportées sous divers formats (tableaux Excel, documents Word ou html) et constituer ainsi des documents de bureautique dématérialisés ou bien imprimables.​

De multiples critères de recherche peuvent être utilisés :

  • croisement de points de vue,
  • groupe de travail,
  • type de connaissance,
  • valeur de rubrique,
  • état des fiches dans leur workflow de validation,
  • date de création,
  • modification,
  • moteur de recherche, etc.

L’affichage des résultats est présenté par :

  • modèle de fiche,
  • état de validation,
  • date,
  • auteur,
  • identifiant 
  • numéro d’ordre.

Lors de la consultation d’une fiche, l’outil offre un accès simple aux fiches qui lui sont logiquement liées. A partir d’une présélection de fiches, une représentation du réseau fiche à fiche (fiches voisines) et du réseau fiche à item de référencement (point de vue) est possible pour analyser la qualité de la base.

 

Workflow et validation

Le Workflow ou "flux de travaux" sert à décrire les tâches à répartir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les circuits d'acheminement des informations. C'est la représentation sous forme de flux de l'ensemble des opérations à effectuer pour la réalisation des tâches d'un processus métier.

Le Workflow permet un suivi et la remise des informations nécessaires aux personnes concernées, l'amélioration du circuit de validation.

L'environnement Ardans Knowledge Maker a été pensé pour permettre à tout utilisateur de créer selon ses droits des fiches de connaissance via un éditeur texte fonctionnant sous internet (avec tableaux, images, listes, titres…) selon un des modèles prédéfinis par le gestionnaire.

Tout utilisateur peut également, s’il en a les droits, changer l’état d’une fiche (par exemple: "crée", "proposée", "validée" ou "approuvée"),  et ainsi participer au cycle de vie de la connaissance (workflow), voire même apporter un commentaire. Le cycle de vie peut être standard (cf. schéma) ou personnalisé.

Pour rechercher une connaissance, il est possible d'utiliser comme critère de recherche l'état des fiches dans leur workflow de validation. Cela  permet au manager de se rendre compte du bon déroulement des tâches et des points de blocage. Le partage des connaissances, l'échange des informations ainsi que les délais à respecter sont en effet les principales contraintes auxquelles sont confrontées les organisations.

 

Evolution et versions

L'outil Ardans Knowledge Maker a été crée par Ardans il y a une douzaine d'années afin d'accompagner avec pertinence chaque individu dans sa prise de décision lors de la réalisation d'une activité afin d'apprendre mieux, plus vite et gagner en efficience ce qui correspond au but d'une gestion des connaissances.

 

Avec la dernière version de l’application (la version 3.2), la volonté d’Ardans est d’offrir aux utilisateurs « peu avertis » une interface de recherche très simple et intuitive pour la recherche et l’accès aux connaissances. Ainsi deux modes de consultation existent désormais dans l’application :

  • un mode de recherche et de visualisation « simple » en trois volets 
    • un volet pour filtrer ou positionner des choix de recherche
    • un volet pour visualiser le résultat de la recherche
    • un volet pour consulter la fiche de connaissance sélectionnée dans le volet précédent
  • un mode de recherche « complet » ou mode standard qui offre aux utilisateurs plus expérimentés tous les éléments de tris et filtres disponibles dans l’environnement de travail.

 

 

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